Doel van dit rapport

Het doel van dit rapport is het beschrijven van het ontwikkelproces bij het maken van een dashboard betreft de inzet van de Compaan en de Medido binnen de thuiszorg-teams van BrabantZorg om uiteindelijk de inzet van de Compaan’s en Medido’s te vergroten. Dit, om uiteindelijk het zorgpersoneel te ontlasten en zorg zo efficient mogelijk in te zetten.





BrabantZorg

BrabantZorg heeft de maatschappelijk opdracht om zorg en ondersteuning te bieden aan veelal kwetsbare cliënten. "Elke dag zo fijn mogelijk" is het motto. De belangrijkste taak is het waarborgen van die continuïteit. BrabantZorg wil er alles aan doen om te zorgen voor continuïteit van dienstverlening aan hun cliënten. Dit wordt gedaan voor cliënten als in verpleeghuiszorg, dagbesteding, (huishoudelijke) thuiszorg, revalidatie- en/of herstelzorg. BrabantZorg biedt dit vanuit kleine en zo veel mogelijk constante teams, samen met de cliënten en hun naasten.



Betrokken organisaties

Compaan

Compaan bied cliënten een tablet die eenvouding in omgang is voor ouderen waardoor er zorg op afstand geboden kan worden. Zorgverleners en mantelzorgers krijgen ook toegang waaruit zij direct naar een cliënt kunnen beeldbellen.

Medido

Medido is een automatische medicijndispenser en ondersteunt de cliënt bij het gebruik van medicatie. Zo is de cliënt niet langer afhankelijk van de thuiszorg voor het aanreiken van de medicatie. Medido ondersteunt dus het zorgpersoneel in (thuis)zorgorganisaties op het gebied van medicatie aanreiking.

Bince

Bince is een consultancy bedrijf dat zich richt op het slimmer maken van de zorg door data om te zetten in actuele en voorspellende informatie voor betere besluitvorming. Met een focus op Business Intelligence (BI) in de zorgsector, fungeert Bince als kennispartner om zorgorganisaties te ondersteunen en te adviseren.



Aanleiding van de opdracht

De aanleiding voor dit project is dat BrabantZorg sterk inzet op zorgtechnologie om in te spelen op demografische veranderingen door vergrijzing, een toenemende zorgbehoefte en tekorten in de zorgsector. De grootste uitdaging tot nu toe is het opschalen van bewezen concepten, zoals de Compaan en de Medido. Daarom zal er binnen de organisatie een verschuiving plaatsvinden van een aantrekkelijke aanpak naar een sturende aanpak aan de hand van data gedreven zorg.


Het project heeft als doel inzicht te verkrijgen in de hoeveelheid ingezette Medido’s en Compaan’s in de thuiszorg-teams doormiddel van een dashboard. Door dit inzichtelijk te maken, kan er actiever en effectiever zorgtechnologie worden ingezet om de zorgmedewerkers zo veel mogelijk te ondersteunen.




Probleemstelling

Binnen de zorg kampen we met grote personeelstekorten op de werkvloer en wat door tijd heen alleen maar zal toenemen. Dit speelt ook bij BrabantZorg. Om dit tekort deels op te vangen wil BrabantZorg meer Medido’s en Compaan’s gaan inzetten. Door de inzet van de Compaan kan er beeldzorg op afstand gegeven worden en door de inzet van de Medido hoeft er minder verzorgend personeel ingezet te worden om de client zijn of haar medicatie te geven.


Het is momenteel nog niet inzichtelijk hoeveel Compaan’s en Medido’s in de verschillende thuiszorg-teams zijn ingezet. Door dit beter inzichtelijk te maken kan er ondersteuning geboden worden aan de thuiszorg-teams waar nog weinig tot geen Compaan’s en Medido’s zijn ingezet.


Gewenste situatie:

Doormiddel van een dashboard met overzichtelijke grafieken kan het inzichtelijk gemaakt worden hoeveel Compaan’s en Medido’s in de verschillende thuiszorg-teams zijn ingezet.



Vraagstelling

Hoofdvraag:

Op welke wijze kan een dashboard bijdragen aan het inzichtelijk maken van de ingezette Medido’s en Compaan’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg?

Deelvragen:


  1. Wat is de huidige situatie betreft inzichtelijk krijgen van het aantal Compaan’s en Medido’s binnen BrabantZorg?

  2. Wat is een geschikt systeem voor het maken van een dashboard?

  3. Welke vorm van grafieken zijn het meest geschikt om duidelijk inzicht te geven van het aantal Medido’s en Compaan’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg?

  4. Welke informatiebehoefte is er bij de verschillende teammanagers van BrabantZorg betreft inzichtelijk maken van de hoeveelheid ingezette Medido’s en Compaan’s?

  5. Hoe wordt het project overgedragen zodat de data beschikbaar blijft en opgevolgd wordt?



Doelstelling

Het doel is om een dashboard te ontwikkelen dat duidelijk inzicht geeft aan de teammanagers van de verschillende thuiszorg-teams binnen BrabantZorg over het aantal Compaan’s en Medido’s zijn ingezet in hun team.





Projectaanpak

Doormiddel van het Development Oriented Triangulation (DOT) framework zal er tewerk worden gegaan. Het DOT-framework is een toolkit van verschillende methodes om onderzoek te doen naar de uitdagingen van je project. Deze methodes zijn onderverdeeld in 5 categoriën; Library, Field, Workshop, Lab en Showroom. Het DOT-Framework biedt namelijk een gestructureerde aanpak om door middel van verschillende onderzoeksstrategieën diepgaande inzichten te verkrijgen in alle aspecten van een project, van theoretische onderbouwing tot praktische toepassing en innovatie. In de het schema hiernaast zijn de 5 verschillende methodes weergegeven met daarbij de interventies die gebruikt kunnen worden.



DOT-Framework

| Library:

Dit richt zich op het verkennen van bestaande werken, richtlijnen en theorieën om je ontwerp te ondersteunen. Met de komst van het internet omvat dit ook bureauonderzoek.


| Field:

Gericht op het verkennen van de toepassing door de eindgebruikers, hun behoeften, wensen en beperkingen, evenals de organisatorische en fysieke context waarin ze jouw product zullen gebruiken.


| Lab:

Wordt uitgevoerd om delen of concepten van je product of het uiteindelijke product te testen. Het doel is om te leren of dingen werken zoals bedoeld of om verschillende scenario's te testen.


| Workshop:

Wordt gedaan om kansen te verkennen. Prototyping, ontwerpen en co-creatie activiteiten zijn allemaal manieren om inzicht te verkrijgen in wat mogelijk is en hoe dingen zouden kunnen werken.


| Showroom:

Dient om je ideeën te testen in relatie tot bestaand werk. Het tonen van je prototype aan experts of het uiteenzetten hoe jouw product verschilt van de concurrentie. Ook het testen van je product aan algemene richtlijnen is een vorm van showroomonderzoek.




Scope

Binnen de scope:


  • Aantal Medido’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg.

  • Aantal Compaan’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg.

  • Trends van de aantal Medido’s en Compaan’s over tijd in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg.

Buiten de scope:


  • Automatische updates via databases van Compaan en Medido.

  • Inzichtelijk maken van andere zorgtechnologie wat wordt ingezet in verschillende thuiszorg-teams.

  • Data dat Compaan zelf genereerd; o.a. welke cliënt maakt het meeste gebruik van beeldzorg, wat zijn de meeste voorkomende zorgvragen bij beeldzorg, hoeveel minuten aan beeldzorg wordt er geleverd aan verschillende cliënten, etc.

  • Data dat Medido zelf genereerd; o.a. de frequentie een Medido een dispenser fout maakt, waarom een Medido buiten gebruik is, etc.

  • De tijdbesparing die het oplevert door de inzet van de Medido en de Compaan.

  • Hoeveelheid FTE bespaard wordt door de inzet van de Medido en de Compaan.

  • Kosten en baten die gepaard gaan met de inzet van de Medido en de Compaan.


MoSCoW

Must have:


  • Per thuiszorg-team aantal cliënten en aantal Compaan’s en Medido’s.
  • Per thuiszorg-team inzichtelijk maken over de tijd aantal Compaan’s en Medido’s.
  • Per thuiszorg-team inzichtelijk maken het aantal Compaan’s en Medido’s wel aanwezig en het aantal niet aanwezig.

Should have:


  • Per team inzichtelijk maken hoeveel tijd ze besparen met de inzet van de Medido of Compaan.

Could have:


  • Geografische weergave waar de Compaan’s zich bevinden op postcode niveau.
  • Per thuiszorg-team percentage van de cliënten een Compaan en Medido heeft.
  • Per thuiszorg-team inzichtelijk maken het aantal Compaan’s en Medido’s wel aanwezig en het aantal niet aanwezig.

Won't have:


  • Inzichtelijk maken van piekmomenten waarop de Compaan het meest wordt gebruikt voor beeldzorg.


Gebruik van dashboards

Binnen BrabantZorg wordt er al gebruikgemaakt van dashboarding gericht op personeelszaken. Er wordt o.a. inzicht gegeven in het ziekteverzuim van personeel, hoeveel zorgverleners in een bepaald thuiszorgteam werken, hoeveel FTE elk team heeft, en of dat voldoende is voor de hoeveelheid zorg die aan cliënten gegeven moet worden. Bince maakt dit dashboard voor BrabantZorg aan de hand van Microsoft Power BI. Op basis van dit dashboard nemen teammanagers ook beslissingen op het gebied van personeelszaken. Ik heb meerdere gesprekken met Bince gehad, en zij zullen mij ondersteunen in het gebruik van Microsoft Power BI.


Business Intelligence (BI) tools en dashboards hebben een bewezen positief effect* op de sturing en het doorvoeren van veranderingen in de zorgsector. Ze stellen organisaties in staat om communicatie, patiëntenbetrokkenheid en -educatie te verbeteren, knelpunten zoals personeelstekorten te identificeren, patiëntenstromen efficiënter te beheren, onnodige heropnames te verminderen en patiënttevredenheid te verhogen. Deze tools helpen ook bij het ondersteunen van waarde gedreven zorg door het beheer en sturing vanuit het management.



* Bron: Open Care Connect. (2022, augustus 11). [Eurocom Group]. Bezocht op 2024, januari 8, van https://www.opencareconnect.eu/actueel/hoe-business-intelligence-bijdraagt-aan-het-motiveren-van-zorgmedewerkers/



Users

Teammanagers

Teammanagers bij BrabantZorg hebben een cruciale rol in het leveren van inspirerende en en-thousiaste leiding. Ze zijn verantwoordelijk voor het spelen op de behoeften van hun teams, het bevorderen van een oplossingsgerichte en klantgerichte houding en het stimuleren van vernieuwing. De zorg veranderd steeds door nieuwe regelgeving en wetten maar ook door de toename van zorgtechnologie. Daarin is het van belang dat teammanagers een team mee krijgt om te willen en durven veranderen. Zorgmanagers maken al gebruik van een dashboard doormiddel van de zorgmonitor die Bince maakt wat op basis van Microsoft Power BI is. Teammanagers zijn dus al bekend met deze tool.




Dashboard Design

Material Design


Door gebruik van onderstaande basische principes voor het presenteren van een dashboard ben ik gekomen tot het eindresultaat van mijn dashboard. Hoe ik onderstaande princepes toegepast heb zal ik hieronder beschrijven en zal ook verder toegelicht worden in "Dashboard Ontwikkeling".



Ruimte

Heb tegels gebruikt met een shadow en margins om de informatie beter van elkaar te kunnen scheiden. Hierdoor is het makkelijker om de gegevens te interpreteren.

Leesbaarheid:

Heb leesbare titels gemaakt en gespeelt met bolt om alles duidelijk en goed leesbaar te maken en ook gegevens van elkaar te (onder)scheiden.

Cluster:

Zo veel mogelijk alleen de essentiële informatie gepresenteerd om het dashboard overzichtelijk te houden. Gegevens die weinig meerwaarde hadden zoveel mogelijk ook verwijderd.

Hierarchie:

De titels hebben verschillende groottes waardoor duidelijk onderscheid is. Hierdoor wordt het sneller duidelijk waar de grafiek voor dient en welke informatie het verstrekt.

Type Grafiek:

In mijn dashboard wilde ik weergeven hoeveel Medido’s en Compaan’s een bepaald team heeft ten opzichte van de cliënten die geen hebben. Daarvoor ben ik van een cirkeldiagram naar een liggend 100% staafdiagram gegaan.

Onnodige Elementen:

Zoals al bij C beschreven; zoveel mogelijk essentiële informatie gepresenteerd. Overbodige informatie uit het dashboard verwijderd.

Z – Patroon:

Aan G heb ik mij niet geheel gehouden. Heb verschillende lay-outs geprobeerd om een Z-patroon te krijgen. Echter werd de informatie er niet overzichtelijker van. Heb daarvoor veel meer gewerkt met kleuren om informatie te groeperen.

Context:

Het lastige van context geven is het evenwicht tussen te veel informatie waardoor rommelig en onoverzichtelijk en alleen de essentiële informatie maar nog wel de context. Daarvoor veel gespeelt met verschillende lay-outs en geëvalueerd met collega’s en teammanagers.

Groeperen:

Informatie zoveel mogelijk gegroepeerd door het naast elkaar te zetten maar ook door gebruik van kleur. Zo heb ik gekozen om Medido de kleur paars te geven en Compaan blauw.

Leesbaarheid:

Om de aantallen van Compaan en Medido weer te geven heb ik voor de liggende staafdiagrammen gekozen. Hierdoor zijn de teams duidelijker leesbaar aangezien de teams dan in zijn geheel uitgeschreven kunnen worden.




Bronnen:



Data visualisatie

Staaf- vs Cirkeldiagram

Heb in plaats van de cirkeldiagram gekozen voor de liggende staafdiagrammen. Dit nam namelijk minder ruimte in beslag en het zoeken naar een thuiszorg-team ging ook sneller.

Vormgeving

De diagrammen het ik betreft uiterlijk niet gewijzigd. Ze hebben daarom geen onlogische vormen.

Waarde Weergave

Zo veel mogelijk alleen de essentiële informatie gepresenteerd om het dashboard overzichtelijk te houden.



Labels

De titels hebben verschillende groottes waardoor duidelijk onderscheid is. Text labels zoveel mogelijk horizontaal dat ze makkelijk te lezen zijn.


Bron:

Dashboard